Канцелярские товары покупаются и продаются упорядоченно через заказ.
Заказ канцтоваров – необходимая деятельность для каждого бизнеса, имеющего офис. Процедура заказа канцелярских товаров обеспечивает основу для эффективной, единообразной и результативной работы независимо от продолжительности работы сотрудника в вашей компании. Без эффективной процедуры вы можете ожидать дополнительных расходов и неудобных перерывов в работе. Чтобы разработать и написать практическую процедуру заказа канцелярских товаров, выполните четырехэтапный процесс.
Звучит так просто, но заказ канцелярских товаров может быть ошеломляющим. Есть масса вариантов. Сотрудники постоянно приходят к вам в офис и отправляют электронные письма, чтобы сообщить вам, что им нужно, что обычно происходит сразу после размещения заказа. Хуже того, они делают свои просьбы, когда проходят мимо вас в холле, как будто вы вспомните, когда вернетесь в свой офис. И когда заказ прибывает, стервятники обыскивают заказ, прежде чем вы получите возможность должным образом проверить, чтобы убедиться, что все доставлено, как ожидалось.
Один из способов упростить процесс заказа канцелярских товаров — делать заказы реже. Возможно, это происходит раз в неделю, а не раз в день или через день — или всякий раз, когда сотрудник ведет себя так, как будто небо падает, потому что кто-то ударил его степлер. Заказывая канцтовары раз в неделю, вы будете меньше отвлекаться от сотрудников каждый день, и вам нужно будет согласовывать только одну доставку в неделю.
Следуя порядку, канцелярские принадлежности легко доступны и могут использоваться более эффективно.
Назначение одного человека (или небольшой группы людей) ответственным за выдачу канцелярских товаров позволяет вашей компании вести более точный учет. Это также предотвращает усадку и не позволяет сотрудникам брать больше, чем им на самом деле нужно. Обеспечение рабочего стола и офисных помещений всеми необходимыми расходными материалами до того, как они вам потребуются, позволит вам работать максимально эффективно и ограничить дорогостоящие поставки расходных материалов. Составление списка всех расходных материалов, необходимых вашему офису, и регулярное хранение предметов по мере их использования обеспечивает бесперебойную работу всего офиса.
Канцелярские товары просты в использовании и быстро заканчиваются. Бумага, ручки, чернила, тонеры, скобы, скотч, скрепки и многое другое важны, но могут стать проблемой, если их не контролировать. Кроме того, ваши сотрудники могут брать слишком много канцелярских товаров одновременно, что может привести к избыточным заказам и перерасходу средств.
Предотвратите чрезмерный заказ, поощряя сотрудников использовать то, что уже есть в офисе, прежде чем они приступят к новым расходным материалам. Через определенное время бумага пожелтеет, чернила и тонеры высохнут, а ручки перестанут работать, поэтому сначала используйте то, что уже есть. Это также предотвратит трату денег офисом на выбрасывание расходных материалов, которые никогда не открывались, но стали слишком старыми для использования. Вы уменьшите количество отходов и углеродный след офиса — и, возможно, даже немного поможете планете.